Documentos y expedientes
Hojas sueltas, contratos, recibos, pólizas, reportes, expedientes, archivos administrativos y documentación empresarial.
Digitalización y manejo documental profesional
Convierte tu archivo físico en información organizada y accesible.
Digitalización de documentos administrativos, expedientes, libros, fotografías, planos y archivos históricos; OCR, clasificación, restauración, respaldo y entrega digital preparada según la estructura de tu proyecto.
Escaneo profesional
OCR opcional
Organización digital
Confidencialidad
HE Document Lab · Digitalización
Procesando documento
OCR listo
PDFEstándar o buscable
JPG / TIFFImágenes individuales
OCRTexto reconocible
ArchivoCarpetas e índices
Servicios documentales
Desde una carpeta hasta fondos documentales completos.
Cada proyecto se define por volumen, estado físico, tamaños, preparación, calidad requerida, organización y forma de entrega.
Libros y material encuadernado
Digitalización de libros, tesis, manuales, memorias y publicaciones, con evaluación previa del tipo de encuadernación.
Archivos históricos
Documentos antiguos, colecciones familiares, fondos institucionales y materiales delicados que requieren manejo cuidadoso.
Planos y formatos especiales
Planos, diagramas, mapas, carteles y documentos de dimensiones no convencionales, sujetos a revisión de medida y condición.
Fotografías e imágenes
Digitalización de fotografías, ilustraciones, certificados y materiales gráficos con opciones de corrección y restauración.
OCR y PDF buscable
Reconocimiento óptico de caracteres para localizar, seleccionar y reutilizar texto, dependiendo de la legibilidad del original.
Clasificación e indexación
Separación por expediente, nombre, fecha, folio, departamento, tipo documental u otros campos definidos con el cliente.
Corrección y restauración
Enderezado, recorte, eliminación de bordes, ajuste de contraste y corrección de sombras o escaneos oscuros.
Digitalización audiovisual
Conversión de VHS, casetes, MiniDV, CD y DVD a formatos digitales, sujeta al estado y compatibilidad del soporte.
Respaldo y entrega digital
Entrega en memoria USB, disco duro, nube o servidor indicado, de acuerdo con el volumen y las condiciones acordadas.
Destrucción documental opcional
Gestión de destrucción posterior únicamente con autorización expresa y después de confirmar la recepción de los archivos digitales.
Proyectos institucionales
Digitalización y catalogación para escuelas, despachos, notarías, dependencias, organizaciones y archivos empresariales.
Procesamiento y organización
Digitalizar no es solo escanear.
La utilidad del archivo depende de que los documentos puedan encontrarse, identificarse, consultarse y respaldarse correctamente.
Preparación documental
Revisión de cajas y carpetas, retiro controlado de grapas, clips, sujetadores y separadores cuando el proyecto lo requiere.
Escaneo a color, grises o blanco y negro
Configuración según tipo documental, legibilidad, conservación, peso final y uso previsto.
Resolución según el objetivo
Definición de calidad para consulta, impresión, preservación, fotografía, planos o reconocimiento de texto.
Separación de documentos
Un PDF por expediente, un archivo por hoja, lotes por carpeta o estructura personalizada.
Convención de nombres
Nombrado mediante folio, fecha, persona, cliente, tipo documental, caja, carpeta u otra regla acordada.
Índice o inventario digital
Relación de archivos y datos de identificación en una estructura definida antes del procesamiento.
OCR y revisión de legibilidad
Reconocimiento de texto y control visual; manuscritos o impresiones deterioradas pueden requerir tratamiento especial.
Reintegración del archivo físico
Rearmado y devolución conforme al orden acordado cuando se contrata este alcance.
Flujo de trabajo
Un proceso documental definido antes de comenzar.
La muestra inicial y las reglas de organización ayudan a prevenir reprocesos en proyectos de cualquier volumen.
Levantamiento
Volumen, formatos, estado y objetivo.
Muestra
Criterios de calidad y estructura.
Preparación
Orden, separadores y materiales.
Digitalización
Captura y control visual.
Procesamiento
OCR, nombres, carpetas e índices.
Entrega
Validación, respaldo y devolución.
Aplicaciones por sector
Organización documental para diferentes necesidades.
El sistema de clasificación y los entregables se adaptan al tipo de archivo y a quienes lo consultarán.
Empresas y oficinas
Contratos, expedientes, recursos humanos, proveedores, compras, proyectos, reportes y documentación administrativa.
Escuelas y universidades
Expedientes académicos, actas, listas, tesis, investigaciones, archivos históricos y material administrativo.
Despachos y notarías
Expedientes, anexos, contratos, instrumentos, correspondencia y archivos jurídicos, conforme a instrucciones del responsable.
Instituciones y organismos
Fondos documentales, archivos de gestión y concentración, inventarios y proyectos de consulta digital.
Archivos históricos y culturales
Libros, fotografías, programas, publicaciones, documentos antiguos y colecciones especiales.
Particulares y familias
Fotografías, certificados, cartas, documentos personales, álbumes y archivos familiares.
Confidencialidad y control
Los documentos se procesan con reglas definidas.
Antes de iniciar se acuerdan responsables, organización, medios de entrega, permanencia de copias y tratamiento del archivo físico.
Cajas, carpetas o lotes pueden etiquetarse para conservar trazabilidad durante el proceso.
La información se utiliza para realizar el servicio y preparar los entregables contratados.
Se recomienda revisar muestras, estructura y archivos finales antes de autorizar cualquier disposición física.
La permanencia de copias y el periodo de disponibilidad se establecen según el proyecto.
La destrucción debe autorizarse expresamente después de confirmar que la digitalización y los respaldos son correctos.
Humedad, hongos, papel quebradizo, grapas oxidadas o encuadernaciones frágiles pueden modificar el procedimiento.
Transforma tu archivo
Cuéntanos cuántas cajas, carpetas o documentos tienes.
El formulario recopila volumen, formatos, organización, OCR, calidad, entrega y condiciones físicas para preparar una propuesta adecuada.
Preguntas frecuentes
Lo que conviene definir antes de digitalizar.
Una buena cotización depende del volumen real, estado de los originales y nivel de procesamiento requerido.
Nota: la exactitud del OCR depende de impresión, tipografía, idioma, contraste, manchas, inclinación, escritura manual y calidad del documento.
¿Qué documentos pueden digitalizarse?
Hojas sueltas, expedientes, carpetas, libros, tesis, fotografías, planos, archivos administrativos e históricos y soportes audiovisuales, previa evaluación.
¿Pueden retirar grapas, clips y sujetadores?
Sí, cuando se incluye preparación documental. Debe indicarse si los originales deben reintegrarse exactamente como fueron entregados.
¿Pueden entregar un PDF por expediente?
Sí. También puede entregarse un PDF por hoja, carpeta, contrato, persona, folio o lote, conforme a reglas definidas antes de comenzar.
¿El OCR convierte todo perfectamente?
No siempre. Los documentos claros y mecanografiados ofrecen mejores resultados. Manuscritos, copias tenues, sellos, sombras o papel deteriorado pueden generar errores.
¿Pueden organizar y nombrar los archivos?
Sí. Es posible establecer carpetas y nombres por cliente, expediente, fecha, área, folio, caja u otros campos disponibles.
¿Qué resolución recomiendan?
Depende del objetivo. Consulta general, OCR, fotografía, impresión, conservación y planos pueden requerir configuraciones diferentes.
¿Pueden digitalizar archivos de gran volumen?
Sí. Se recomienda cuantificar cajas, carpetas, hojas aproximadas, tamaños, estado y nivel de preparación para diseñar el flujo.
¿Pueden destruir los documentos después?
Puede evaluarse como servicio adicional, pero solo con autorización expresa después de validar la entrega y los respaldos digitales.
¿Cuánto tiempo conservan los archivos?
El periodo de disponibilidad o respaldo temporal se define en la propuesta. El cliente debe conservar sus copias definitivas.
Formulario documental profesional
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